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Cómo escribir un buen “términos y condiciones”

Establecer términos y condiciones es un paso importante en la protección tanto del emprendedor como de su empresa. En las primeras etapas de la empresa, hay una lista interminable de tareas por hacer, y redactar los términos y condiciones queda en un segundo plano, pero un “términos y condiciones” mal redactado puede tener un impacto negativo para el negocio. En el peor de los casos se puede terminar perdiendo dinero y tiempo recolectando deudas o lidiando con clientes. Los “términos y condiciones” pueden ser jurídicamente vinculantes ya que ofrecen protección frente a demandas y otras acciones legales.

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A no especificar los términos y condiciones, uno se pone a sí mismo y a su empresa en riesgo. Además, nos permite cubrirnos en el caso de que los clientes no quieran cumplir con lo pactado. No obstante, comenzar a escribirlos puede ser una tarea intimidante, pero es un paso necesario para que así tengas protección. Tener redactado un buen “términos y condiciones es como tener un manual que especifica que pasará en cada situación.

Los Términos y Condiciones establecen los derechos y obligaciones de cada una de las partes. Los elementos a incluir dependerán del negocio y del rubro pero ay algunas cosas básicas que todo emprendedor necesita saber sobre cómo escribir los términos y condiciones, a continuación les contamos cuales son.

Los términos y condiciones se deben escribir de una manera clara y directa. A pesar de que los términos y condiciones deben ser comprensibles, también deben tener un tono profesional. No se supone que sean complicados y que estén llenos de jerga legal, pero sí debe especificar las leyes por las cuales se regirá.

Los términos y condiciones deben explicar claramente las intenciones de tu empresa. Deben indicar lo que tu empresa hace o brinda y el modo en que lo hace. También deben indicar aquello que esperas y no esperas de tus clientes. Esto también incluye una definición clara de los productos o servicios que se ofrecen a los clientes. Asimismo, se puede dedicar una sección a aclarar el significado de palabras o términos que puedan prestarse a confusión.

Asimismo se deben establecer las condiciones, métodos y los plazos de pago, los tiempos de entrega y las condiciones para las devoluciones. Asegurarse de aclarar que es lo que el cliente está pagado y que no. Explicar bajo qué circunstancias pueden cambiar las condiciones y como será notificado el cliente, y que sucederá en caso de que el cliente no pague a término. De la misma forma un emprendedor puede ahorrar mucho dinero y energía si los términos y condiciones incluyen un procedimiento de resolución de disputas.

Es importante categorizar y organizar los términos y condiciones. Las categorías comunes son: políticas de privacidad, seguridad, devolución o reembolso, envío, reclamos, salud, seguridad, derechos de autor, patentes y aspectos legales.

Podemos utilizar como referencia términos y condiciones de empresas similares. Se pueden utilizar como modelos para asegurarse de cubrir todos los aspectos. Pero éstos no deben copiarse, ya que no podemos asumir que las otras empresas tengan las mismas necesidades que la propia. Por eso, es importante que los términos y condiciones estén específicamente escritos para tu empresa.

Revisa tus términos y condiciones de manera muy cuidadosa. Siempre es recomendable pedir el consejo de un mentor, un profesional o de otros emprendedores.

Estos términos y condiciones representarán a tu empresa ante los clientes y antes los tribunales si es necesario. Por eso es recomendable hacer que un abogado revise cuidadosamente los términos y condiciones.

Firmar términos y condiciones permite protegerte. Por eso debemos asegurarnos que los clientes hayan leído y aceptado los términos y condiciones. A medida que la empresa crezca y cambien las políticas o procedimientos, es importante actualizar los términos y condiciones.

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